Sư Phạm Giáo Lý Khối Nâng Cao

BÀI 1

PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC

I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC

1. Định nghĩa

Tổ chức là nghệ thuật phối hợp mọi yếu tố hay điều kiện đã và đang có, để tạo thành một khối liên kết nhằm đáp ứng cho kế hoạch và mục tiêu chung.

Tổ chức còn là khoa học sắp xếp công việc sao cho đỡ tốn thời gian, nhân lực, vật lực[1]… mà vẫn thu được kết quả tối đa.

2. Hệ thống tổ chức

Để phối hợp nhịp nhàng, phải có hệ thống tổ chức, hệ thống càng hoàn hảo thì công tác tổ chức càng có hiệu quả. 

a. Lợi ích

Hệ thống tổ chức cho thấy rõ chức năng quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, giúp cho từng người biết phải làm gì, phải phối hợp với ai và ra sao; đồng thời biết được sự lệ thuộc và quyền hạn của mình với một ai đó nhằm đạt tới mục tiêu đã định.

b. Nguyên tắc thiết lập

Hệ thống tổ chức được thiết lập theo các nguyên tắc: Nhân sự, thời gian, không gian, công việc, quy trình…

c. Cơ cấu hình thành

Hệ thống tổ chức có thể được hình thành theo cơ cấu:

- Đơn giản: Khi cơ cấu có ít mối liên hệ và tập trung; nếu có tập trung thì chỉ 2 cấp là tối đa; các mệnh lệnh và báo cáo chỉ cần một người nắm bắt mà thôi (ưu điểm: Linh hoạt, nhanh, dễ kiểm tra. Nhược điểm: Khó phối hợp với các bộ phận khác).

Phức tạp: Khi cơ cấu có nhiều mối liên hệ và tập trung, nghĩa là cùng một lúc trực thuộc hai đối tượng có chuyên môn khác nhau.

Dù hệ thống được hình thành theo cơ cấu đơn giản hay phức tạp, vẫn phải thống nhất điều khiển. Một nhân viên cấp dưới chỉ trực tiếp chịu trách nhiệm cũng như nghe mệnh lệnh với một người cấp trên mà thôi. Nếu không sẽ gặp phải những mâu thuẫn hay ưu tiên.

Muốn thống nhất điều khiển hay kiểm tra toàn bộ phải có sự phân công phân nhiệm, nghĩa là chia một việc lớn thành nhiều việc nhỏ cho một người hay một nhóm người có khả năng thực hiện đạt yêu cầu ban đầu đề ra.

3. Nghệ thuật tổ chức

Để việc tổ chức mang lại hiệu quả, người tổ chức phải biết:

a. Chọn người cộng tác

Chọn người “dám nghĩ, dám nói, dám làm, dám chịu trách nhiệm;” không chọn người hời hợt, lè phè, vô trách nhiệm.

Chọn người có thiện ý, liêm chính, nhân ái và vị tha; không chọn người tham vọng đến gian xảo, hẹp hòi và ích kỉ.

Chọn người có khả năng thuyết phục và cộng tác, không chọn người “mồm miệng đỡ tay chân” và độc đoán.

b. Phân quyền và uỷ quyền cách đầy đủ và rõ ràng

- Phân quyền là phân tán quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức. Để việc phân quyền được thuận lợi cần có các yếu tố sau:

+ Cấp dưới phải hiểu được những gì cấp trên thông đạt.

+ Cấp dưới phải tin tưởng những gì cấp trên yêu cầu thực hiện không trái ngược với mục đích chung hoặc phải phù hợp với lợi ích của cấp dưới.

+ Cấp dưới phải có đủ khả năng tổ chức, tinh thần để thi hành yêu cầu của cấp trên.

+ Cấp dưới thừa nhận quyền hành của cấp trên là chính đáng.

+ Bản thân cấp trên phải có nhiều khả năng và đức tính khiến cấp dưới phải vâng nghe.

- Uỷ quyền là giao một phần quyền hành và trách nhiệm cho cấp dưới để thực hiện nhiệm vụ.

+ Muốn đạt mục tiêu người tổ chức cần có uỷ quyền.

+ Quá trình uỷ quyền gồm:

• Xác định kết quả mong muốn, thông báo đường hướng thực hiện.

• Nêu rõ những nguyên nhân, tình huống do các quá trình xử lý, để có biện pháp thích ứng.

• Giao nhiệm vụ.

• Giao quyền hành để hoàn thành nhiệm vụ.

• Yêu cầu người được uỷ quyền phải chịu trách nhiệm hoàn thành.

• Đón nhận các báo cáo của người được uỷ quyền sau khi thực hiện công việc.

+ Có thể uỷ quyền cách cụ thể hay tổng quát, bằng văn bản hay bằng miệng, nhưng việc ủy quyền bằng văn bản cụ thể luôn có ích, vì giúp ta và người ủy quyền nắm vững hoặc dễ dàng nhận ra những mâu thuẫn và chồng chéo với các cương vị, chức năng khác.

+ Khi uỷ quyền cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Dựa vào mục tiêu hay kết quả mong muốn mà xác định xem cần giao những quyền hạn nào, để người dưới có thể hoàn thành nhiệm vụ.

• Có thể uỷ quyền bằng cách xác định theo chức năng, nghĩa là xác định rõ chức năng hay nhiệm vụ của cá nhân.

• Mỗi cấp phải biết mình được ai uỷ quyền và phạm vi quyền hạn của mình ra sao.

• Mọi cấp đều có quyền hạn riêng và có quyền quyết định ở cấp đó, chính họ phải sử dụng quyền hạn chứ không phải đẩy lên cấp trên.

+ Sau khi đã uỷ quyền:

• Không nên quyết định thay cho cấp dưới.

• Tin vào cấp dưới.

c. Phân chia công việc

- Nắm bắt nội dung công việc

+ Mô tả công việc, nghĩa là liệt kê các việc phải làm, đường hướng thực hiện và tiêu chuẩn cần đạt trong công việc.

+ Định hình công việc, nghĩa là chia nhỏ công việc ra từng hạng mục nhỏ, sau đó:

• Xác định những yêu cầu cần có và mức độ cần đạt của công việc, các đặc điểm về năng lực và phẩm chất của người thực hiện.

• Xác định trọng điểm.

• Xác định thời gian và không gian cho phép.

• Phân chia công việc, nghĩa là chia người theo mảng công việc. Phải phân chia công việc thế nào cho chặt chẽ, hài hòa, linh động và hiệu quả để tránh thừa hoặc thiếu.

Ví dụ: Tổ chức đi trại

Công việc	Yêu cầu cần có	Mức độ cần đạt	Đặc điểm về năng lực cá nhân	Phẩm chất cá nhân
Tập họp	Nhanh, kỷ luật, chính xác	5 phút cho 50 người	Biết phối trí nhanh và dứt khoát	Nghiêm túc và rõ ràng
Lên xe	Nhanh, đồng bộ, trật tự	10-15 phút cho 50 người	Biết linh hoạt và xử lý các tình huống, có tài bố trí	Có uy quyền chỉ đạo
Sinh hoạt trại	Các trại sinh vui, sẵn sàng hội nhập và có các bài hát sinh hoạt	Triển khai đúng theo chương trình đã thông qua thời gian, không gian cần đạt trên 70%	Biết tạo bầu khí theo yêu cầu, nắm vững tình thế và biết dẫn tạo trại sinh	Tốt, nhiệt thành và sẵn sàng

- Nắm bắt thông tin để thực hiện công việc

+ Nắm bắt thông tin về yêu cầu công việc và thời gian cho phép.

+ Thông tin về các yêu cầu nhân sự: Trình độ chuyên môn, kiến thức cá nhân, mối tương quan và cá tính.

+ Thông tin về các đặc điểm, năng lực con người cần có nhu cầu để chu toàn công việc, chủng loại dụng cụ.

+ Nắm bắt thông tin tiêu chuẩn mẫu để sửa đổi khi thực hiện công việc: Bao gồm thời gian, không gian, khối lượng công việc.

+ Thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Xa - gần, phức tạp - đơn giản, cá nhân - tập thể, thuận lợi - không thuận lợi.

II. TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC

Dựa vào công thức căn bản về quản trị trên đây, khi tổ chức, cần tiến hành các bước sau:

1. Bước một: Dự tính

- Xác định mục tiêu và yêu cầu cần đạt.

- Xác định đường hướng thực hiện.

- Tiên liệu và liệt kê các việc cần làm.

- Tiên liệu về không gian và thời gian cho phép.

- Phác họa (dự thảo) chương trình.

- Lên kế hoạch vận động.

- Lập ban tổ chức.

2. Bước hai: Phân công

- Phân tích công việc và yêu cầu công việc.

- Phân chia công việc thành các hạng mục hay xác định các việc trọng điểm tức phân ban.

- Vẽ sơ đồ căn bản.

3. Bước ba: Phân nhiệm

- Bố trí nhân sự phụ trách các việc trọng điểm, nghĩa là đặt các trưởng ban (chỉ nên chọn và giao cho người có khả năng và tinh thần trách nhiệm).

- Trưởng ban tiên liệu các việc cần làm. Thời gian và nhân, vật lực cần đến.

- Vẽ sơ đồ

4. Bước bốn: Chuẩn bị

- Kiểm tra sơ bộ: Các trưởng ban báo cáo quá trình chuẩn bị công việc: Kết quả, khó khăn gặp phải, yêu cầu.

- Kiểm tra toàn bộ các khâu chuẩn bị. Giải quyết những khó khăn, chỉnh lại nếu cần.

- Thống nhất chương trình hành động từ A đến Z theo thứ tự thời gian.

5. Bước năm: Tiến hành công việc

- Điều phối công việc: Dẫn đạo

+ Liên kết các bộ phận với nhau thành một tổng thể hoàn chỉnh và thống nhất về công việc được tiến triển cách nhịp nhàng.

+ Liên kết và phát huy khả năng của các cộng sự viên theo hướng đã định nhằm đạt tới mục tiêu chung.

+ Cần có cái nhìn bao quát, rộng và xa để khỏi bị ách lại bởi những chi tiết vụn vặt nhưng quy tất cả về đích điểm.

+ Cần làm nổi bật yếu tố đoàn kết nội bộ để giúp nhau đi lên. Muốn thế, phải cầu tiến và giúp cho mọi người thấy được tinh thần cầu tiến ấy nơi mình.

+ Phải lượm lặt những cái tưởng là rời rạc và kết thành chuỗi mắt xích để đưa vào những tổng thể cần có, nhằm đạt mục đích sớm nhất.

- Thẩm định và tái tổ chức: Cải tiến

+ Khi có một tình huống xảy ra không như dự tính ban đầu, phải rà soát lại công việc xem có gì trục trặc không, ảnh hưởng tới mức độ nào và tầm cỡ nào (chi tiết hay tổng thể).

+ Phải nắm bắt ngay các yếu tố xảy ra, đồng thời đề ra giải pháp xử lý chọn lựa một phương pháp nào đó để thích ứng với tình huống mới.

+ Giải pháp đề ra phải phù hợp với đường lối và kế hoạch tổng thể, nghĩa là phải có tính liên tục và bổ sung.

6. Bước sáu: Kiểm tra

- Lượng giá công việc theo mục tiêu đề ra.

- Rút ra ưu khuyết điểm.

- Tích lũy kinh nghiệm.[2]

---

[1] Vật lực là những phương tiện vật chất dùng trong tổ chức.

[2] Biên soạn dựa theo Giáo xứ Xã Đoài, Sổ Tay Linh Hoạt Viên 4, (Mùa Chay 2007).